A Flexys Sales rendszer automatizált folyamataival töredékére csökkenti az árajánlat elkészítésének idejét, valamint a kapcsolódó dokumentumokat, leveleket rendszerezve könnyedén visszakereshető módon tárolja. Segítségével az adott idő alatt elkészíthető árajánlatok száma megsokszorozódhat.
A dokumentumok tetszőlegesen választott szöveg- illetve kiadványszerkesztő eszközzel karbantarthatók (Microsoft Word, OpenOffice, stb.), nyilvántartásuk mindettől függetlenül történik. A dokumentumok tetszőleges kritériumok szerint rendezhetők és válogathatók.
Az események, valamint a kapcsolódó dokumentumok további opcióként egyedileg felépíthető jelzőregiszter rendszerrel rendelkeznek, melyek egyedi feldolgozást tesznek lehetővé. További kiegészítésként teendők, feladatok rendelhetők hozzájuk, melyek segítségével elérhető, hogy előre meghatározott aktualitások automatikusan érvényre jussanak a felhasználó bejelentkezésekor, illetve bármilyen munkafolyamat közben is azonnal értesüljön a felhasználó az aktuálissá vált feladatokról.
Jellegzetes alkalmazások lehetnek:
– értesítés lejárt opciókkal kapcsolatos eseményekről
– megválaszolási határidők automatikus előrejelzése
– eseményhez kapcsolódó további tennivalók időzítése
Az egyes jelző-, dokumentum- és partner típusok elérhetősége rugalmasan hangolható jogosultsági szintekkel korlátozható.
A dokumentumok előre felvitt sablonok alapján, a hozzárendelt esemény (Front-Office foglalás, Rendezvény foglalás, ajánlatkérés, stb.) adatait felhasználva automatikusan készülnek el és kerülnek be a nyilvántartásba. A levél elkészítése minimális felhasználói beavatkozást igényel. A dokumentum szövegébe nem kell kézzel felvinni az adatokat (partner és címzett adatok, foglalás adatai, stb.), ami nagyságrendekkel gyorsítja a folyamatot, és kizárja a hibalehetőséget. Egy-egy ajánlat vagy visszaigazolás elkészítésének ideje töredékére csökken az automatizált folyamatoknak köszönhetően.
Az elkészült dokumentumok (ajánlatok, visszaigazolások, szerződések, levelek) egy gombnyomással küldhetőek e-mail-ben, a dokumentum jellegének megfelelő előre felvitt tárggyal és szöveggel. A rendszer a címzett e-mail címét a vonatkozó törzs alapján (partnertörzs, vendégtörzs) automatikusan kitölti, amivel itt is az e-mail megírásának és elküldésének idejét nagyságrendekkel csökkenti, illetve a hibalehetőségeket kizárja.
A kiküldött e-mail-hez választható módon, PDF-be konvertált formában képes a rendszer csatolni a levelet, ami a fogadó oldalon a felhasználhatóságot nagyban megkönnyíti, illetve biztonságossá teszi a levél küldését, kizárja az egyes spam-szűrők általi vakriasztást, az elküldött levél blokkolását.
Küldésnél a levélhez további mellékleteket csatolhatunk, melyeket a levél jellegének megfelelően előre kijelölhetünk; meghatározhatjuk, hogy küldésnél ezek opcionálisan vagy kötelező módon kerüljenek csatolásra.
A Flexys Sales rendszer teljes körű megoldást nyújt a bejövő levelek (megkeresések, ajánlatkérések, válaszok, megrendelések, stb.) kezelésére, azok megfelelő partnerhez, foglaláshoz vagy vendéghez kötésére. Egyszerűen és gyorsan visszakereshetővé válnak a levelek, illetve azonnali és könnyen áttekinthető képet nyújt a rendszer az eseményekről és a kapcsolódó levelezésről. Integrálva a Flexys E-mail Rendszerhez teljeskörűen és áttekinthetően kezelhetjük a folyamatokat egyetlen felületen.
Az egymáshoz kapcsolódó események között eltelt idő (beérkezett ajánlatkérés, az ajánlat elkészítése, a válasz feldolgozása, stb.) mérhető és kimutatható. Ezen információk a későbbiekben rendelkezésre állnak, melyek hatékony segítséget nyújtanak számonkérésnél vagy reklamáció kezelésnél. A Flexys Sales rendszer bevezetésével csökken az emberi erőforrás szükséglet, ugyanakkor nő a hatékonyság, mely ügyintézőnként mérhető.
A körlevél készítő modul segítségével a rendszer képessé vált meghatározott szűrőfeltételek szerint partnertörzsből, vendégtörzsből, szállodai és rendezvény foglalásokból adatokat gyűjteni, azok alapján a megfelelő formátumú levelet automatikusan elkészíteni és elküldeni. Nem szükséges többé címlisták összeállításával időt tölteni, hiszen minden információ a Flexys integrált rendszerekből pillanatok alatt elérhető és felhasználható. A feldolgozás ideje – ami más módon elvégezve, több nap is lehet – akár néhány percre is lecsökkenhet! A kiküldött körlevél a rendszerben azonnal iktatásra kerül, így visszakeresni ugyanolyan egyszerű, mint elkészíteni és elküldeni.
Az önálló projektekhez tartozó eseményeket könnyen és egyszerűen összekapcsolhatjuk, a rendelkezésre álló projekt tablón pedig naptárszerűen láthatjuk az aktuális folyamatokat, valamint képiesen követhetjük azokat. Mindennek eredményeképpen hatékonyan tudunk gazdálkodni a rendelkezésre álló erőforrásainkkal.
Flexys Sales rendszer