A törzsvendég programokat jellemzően az értékesítés alkotja meg, ám az üzemeltetésben dolgozók hajtják végre, napi kapcsolatba kerülve a vendégekkel.
A program alkalmas szálloda vagy étterem törzsvendégeinek, klubtagjainak, klubtag csoportjainak nyilvűntartására is. Lehetőség van tagonként vagy csoportonként a klubszámlára terhelni a fogyasztásokat, hogy ezek később tetszőleges időszakra - akár átutalással is – egy összegben kiszámlázhatóak legyenek.
A klubkártyák funkcionálisan sokfélék lehetnek:
- engedmény kártya: a vendég fizetéskor engedményt kap
- pontgyűjtő kártya: a fizetendő összeg meghatározott pontokat ér
- engedményes pontgyűjtő kártya: a fenti kettő kombinációja
- hitelkártya: a klubkártya ez esetben készpénz helyettesítőként szolgál
- dolgozói kártya: az étkezési hozzájárulást a dolgozók egy kártyán kapják
- VIP kártya: üzleti partnereknek juttatott, kedvezményre jogosító kártya
A klubtagok különböző statisztikai és fontossági (VIP) csoportokra oszthatóak, illetve ezzel összefüggésben rendelkezhetnek más-más összegű tagdíjjal, hitelkerettel és engedményekkel. Új klubtag felvitele esetén meg kell határozni, hogy mely fogyasztásokra, szolgáltatásokra milyen kedvezményeket, engedményeket biztosítson a rendszer. A kedvezmények lehetnek összegszerűen vagy százalékosan meghatározottak.
A partner adatainak felvitelekor lehetséges a hitelkeret megadása, valamint a szolgáltatási számlaszám létrehozatala. A klubtagnak egyedi azonosítókártya kerül átadásra (vonalkódos, mágnescsíkos, proximity kártya), akár névre szóló kivitelben. A megfelelő olvasó eszközzel a rendszer azonosítja a vendéget, és a korábban megadott paraméterek alapján az engedmények, kedvezmények automatikusan érvényre jutnak, és lehetőség van a klubszámlára való átterhelésre is.
A rendszer képes az utólagos forgalmi elemzésekre is. A klubtagok fogyasztásai tetszőleges időszakra lekérhetők különböző részletezettségben, tételesen vagy összesítve. A felvitt adatok alapján bármilyen fajta szűrőbeállítás lehetséges. A Flexys programoknál megszokott módon a különböző adattartalmú, különbözőképpen paraméterezett listák eltárolhatóak, és a későbbiek folyamán adott billentyűkombinációval lefuttathatóak. A klubrendszerhez integrálható a beléptető rendszer, mely lehetővé teszi a klubtagnak a különböző ajtókon, forgóvillákon, parkoló sorompón történő bejutást.
Flexys Klub nyilvántartó